Modèle de fiche fournisseur Excel gratuit

Ouvrez le fichier et complétez la section INFORMATIONS GÉNÉRALES : Raison sociale, Forme juridique, N° SIRET, N° TVA intracommunautaire, Code fournisseur, Catégorie. Puis remplissez COORDONNÉES : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Téléphone, Email, Site web. Les zones à compléter sont mises en évidence pour vous guider.

Pour gérer plusieurs fournisseurs, dupliquez la feuille "Fiche Fournisseur" (clic droit > Dupliquer), renommez-la avec le nom ou le code du fournisseur, puis remplissez. Vous pouvez ensuite exporter chaque fiche en PDF (Fichier > Exporter > PDF) pour l’envoyer à vos collègues ou l’archiver.

Astuce pratique : conservez les numéros (SIRET, TVA) en format Texte pour éviter les zéros supprimés et les formats automatiques d’Excel. Évitez les retours à la ligne dans les numéros et vérifiez l’orthographe des emails pour gagner du temps plus tard.

Une fiche fournisseur bien structurée évite les allers-retours et les erreurs. Elle centralise les données d’identification (Raison sociale, SIRET, TVA), les coordonnées (adresse, téléphone, email) et un code fournisseur qui facilite le suivi dans vos devis, commandes ou factures. Concrètement, elle vous aide à commander plus vite, à sécuriser la facturation (TVA correcte), et à retrouver le bon contact sans fouiller vos emails. Pour une petite structure ou un service achats qui débute, Excel reste l’outil le plus simple pour constituer ce “dossier fournisseur” sans s’engager dans un logiciel lourd. Notre modèle garde l’essentiel et se duplique en un clic pour chaque nouveau partenaire.

À partir de ce dossier fournisseur, le suivi des approvisionnements devient plus lisible avec un tableau de stock pour garder un œil sur les entrées et les sorties.

Excel est parfait si vous avez une dizaine ou quelques dizaines de fournisseurs et que vous voulez aller vite : pas de paramétrage, pas d’abonnement, immédiat. Dès que vous devez gérer des contrats, des catalogues prix dynamiques, des validations internes ou des centaines de fournisseurs, un ERP ou un outil achats devient pertinent. Entre les deux, il existe un bon compromis : notre fiche Excel pour les informations maîtres, et un tableau séparé pour les mouvements (commandes, réceptions). Vous pouvez débuter avec la fiche, standardiser vos codes fournisseurs, et migrer plus tard si le volume augmente. L’important est de garder des données propres et à jour dès maintenant.

- Définissez une convention pour le code fournisseur (ex. FOUR-AAAA-001) et tenez-vous-y.
- Conservez SIRET et TVA en format Texte pour éviter les erreurs de formatage.
- Ajoutez une ligne "Notes" si vous devez tracer des points clés (commercial, délais habituels, conditions).
- Créez un sommaire: une feuille index avec la liste des fournisseurs et des liens vers chaque fiche (clic droit > Lier).
- Mettez à jour la fiche à chaque changement (email, adresse) et archivez l’ancienne en PDF si besoin.
- Partagez en lecture seule et protégez les cellules de titres pour éviter les modifications accidentelles.