Modèle Excel gratuit de gestion de transport

Commencez par saisir une ligne par course : N° Course (votre référence), Date (jj/mm/aaaa), Chauffeur, Véhicule, Départ, Arrivée, Distance (km). Indiquez le Carburant (L) consommé et le Prix/L (€) appliqué. Ajoutez les Péages (€) si besoin et le Tarif Client (€). Les colonnes Coût Carburant (€), Coût Total (€), Marge (€) et % Marge se calculent automatiquement.

Mettez à jour le Prix/L quand il change, surtout si vous regroupez les courses par période. Utilisez les filtres d’Excel pour voir une période donnée, un client, un chauffeur ou un véhicule. Pour totaliser un mois par client, filtrez puis utilisez SOMME sur la colonne « Tarif Client (€) » et vérifiez la cohérence avec la marge totale. Dupliquez la feuille pour un nouveau mois si vous voulez séparer les périodes. Besoin d’un poste en plus (parking, manutention) ? Ajoutez une colonne et incluez-la dans la formule du Coût Total.

Le cœur du fichier est la feuille « Transports ». Nous suivons pour chaque course : N° Course, Date, Chauffeur, Véhicule, Départ, Arrivée, Distance (km), Carburant (L), Prix/L (€), Péages (€), Client et Tarif Client (€). À partir de là, les calculs se font tout seuls : Coût Carburant (€) = Carburant (L) × Prix/L (€) ; Coût Total (€) = Coût Carburant (€) + Péages (€) ; Marge (€) = Tarif Client (€) − Coût Total (€) ; % Marge = Marge (€) ÷ Tarif Client (€). Cela vous donne une lecture immédiate de la rentabilité course par course. En pratique, on voit vite quelles liaisons, quels véhicules ou quels chauffeurs génèrent le plus de marge. Vous pouvez trier ou filtrer par client pour préparer la facturation et vérifier que les tarifs couvrent bien les coûts variables.

Le carburant et les péages font basculer une course du bon ou du mauvais côté. Nous avons prévu des champs simples pour les capter correctement. Saisissez le volume de carburant consommé (en litres) et le prix au litre du jour ou de la période. La formule calcule automatiquement le coût carburant. Ajoutez vos péages au réel. Le Coût Total additionne ces deux postes, ce qui permet d’identifier immédiatement les courses sensibles (longue distance, axes à péages élevés). Astuce : si vous ne mesurez pas le carburant par course, vous pouvez estimer avec une conso moyenne (par exemple 28 L/100 pour un 19T) en ajoutant une colonne « Conso L/100 » puis une formule intermédiaire. Vous pouvez aussi comparer le coût par km (Coût Total ÷ Distance) entre véhicules pour repérer les écarts et renégocier un tarif client si nécessaire.

Standardisez vos références (ex. C-2024-001) pour retrouver une course en 2 secondes. Renseignez toujours Départ et Arrivée de manière identique (même orthographe) pour des filtres fiables par axe. Mettez à jour le Prix/L au début de chaque semaine ou mois pour coller au marché. Figez les volets sur la première ligne pour garder les en-têtes visibles. Besoin d’analyser un mois par client ? Filtrez par date, puis insérez un Tableau croisé dynamique à partir de la feuille pour obtenir CA, coût et marge par client, chauffeur ou véhicule. Si vous avez d’autres frais récurrents (parking, manutention, location de hayon), créez une colonne « Autres frais (€) » et incluez-la dans le Coût Total. Vérifiez les unités : km pour la distance, L pour le carburant, € pour les montants. Enfin, sauvegardez une copie archivée par mois pour garder l’historique et faciliter les bilans.