Modèle Excel gratuit pour gérer une auto-école

Commencez par la feuille Listes : renseignez ou adaptez les catégories de permis, les forfaits avec leurs montants TTC et heures incluses, les types de leçon, les tarifs, les moniteurs et les véhicules. Créez ensuite vos élèves dans Élèves. Leur identifiant est calculé lorsque le nom est renseigné. Complétez les documents dans Dossiers élèves, puis saisissez chaque rendez-vous dans Leçons de conduite en sélectionnant l’ID de l’élève. Pour afficher une semaine, indiquez la date du lundi dans la cellule B2 de Planning. Les alertes de couleur vous aident à repérer certaines situations, mais elles ne bloquent pas la saisie.

La feuille Élèves centralise les informations de base : date d’inscription, identité, coordonnées, catégorie de permis, formule ou forfait et statut de l’élève. Lorsqu’un nom est saisi, le modèle génère un ID Élève au format ELV-2026-nnn. Cet identifiant relie les leçons et les paiements au bon élève. Le montant TTC et le nombre d’heures incluses sont recherchés à partir du forfait choisi dans Listes. Les heures réalisées correspondent uniquement aux leçons ayant le statut Réalisée. Les heures restantes ne peuvent pas descendre sous zéro. Le modèle calcule aussi le montant payé à partir des paiements au statut Encaissé et le solde à payer. Des couleurs signalent notamment un solde positif, un élève en formation avec deux heures restantes ou moins, un permis obtenu, un abandon ou une suspension.

La feuille Dossiers élèves permet de renseigner les éléments administratifs pour chaque ligne d’élève : dossier ANTS ou administratif, pièce d’identité, justificatif de domicile, photo-signature et attestation JDC ou ASSR. Pour chaque élément, nous avons prévu les choix Oui, Non et Non applicable. La feuille reprend l’ID, le nom et le prénom depuis Élèves sur la même ligne. Elle affiche également le dernier paiement encaissé, la dernière leçon réalisée et la prochaine leçon prévue à partir de la date du jour. Si aucune prochaine date n’est trouvée, la cellule indique Consulter le planning. L’alerte dossier passe à Dossier complet lorsque les cinq éléments sont renseignés sans Non ni cellule vide. Le statut financier distingue Soldé, À régler et Relance paiement selon le solde et la date d’inscription.

La feuille Planning affiche une semaine à partir de la date du lundi saisie en B2. Les sept jours sont ensuite calculés du lundi au dimanche, avec des créneaux fixes allant de 08:00 à 19:00. Pour chaque jour et chaque créneau, le modèle affiche le nom, le prénom et le moniteur de la première leçon trouvée lorsque la date et l’heure de début correspondent exactement. Un créneau rempli est mis en évidence, tandis qu’un créneau lié à une leçon dont le statut contient Annulée apparaît en rouge. Nous vous conseillons de saisir une heure de début entière si vous souhaitez retrouver la leçon directement dans cette vue. Le planning ne liste pas toutes les leçons présentes sur un même créneau et il ne couvre pas les horaires en dehors de cette plage. En cas de chevauchement, consultez la feuille Leçons de conduite.