Modèle Excel gratuit pour organiser un loto associatif

Commencez par la feuille Paramètres : renseignez votre association, les informations du loto, les prix des cartons, vos objectifs, le fonds de caisse et le nombre de cartons disponibles. Ajoutez ensuite chaque vente dans Vente cartons. Sur la même ligne de Ventes détails, indiquez le mode de paiement, les numéros de cartons et une observation si nécessaire. Saisissez vos achats et frais dans Dépenses, puis vos cadeaux dans Lots. Les indicateurs affichés dans les feuilles vous permettent de consulter les totaux calculés, tandis que Contrôle caisse affiche les montants attendus selon les paiements renseignés.

La feuille Vente cartons est prévue pour enregistrer jusqu’à 100 lignes de vente. Pour chaque ligne, nous pouvons renseigner la date, le point de vente, le vendeur ou bénévole, le type de vente, les quantités de cartons et le montant encaissé. Le modèle calcule alors le total de cartons remis, en tenant compte des cartons à l’unité, des packs de 3, 6 ou 10, des cartons enfant et des cartons offerts. Les parties spéciales ne sont pas incluses dans ce total de cartons remis. À partir des tarifs saisis dans Paramètres, le fichier calcule aussi le montant théorique, l’écart avec l’encaissement et un statut. Une vente datée sans montant encaissé est signalée à contrôler ; un écart nul est indiqué comme conforme. Le total des cartons remis est également comparé au stock déclaré dans Paramètres.

Préparer un loto associatif ne se limite pas à vendre des cartons. Il faut aussi garder une vue claire sur les dépenses et les lots. Dans Dépenses, notre modèle permet de saisir jusqu’à 80 lignes avec une date, une catégorie, un fournisseur ou bénéficiaire, une description, un montant TTC, le statut de paiement, le mode de paiement, la disponibilité du justificatif et le responsable. Des indicateurs calculent notamment le total des dépenses, les dépenses payées, le restant à payer et les dépenses sans justificatif. La feuille Lots accueille jusqu’à 50 lots. Vous pouvez y noter leur désignation, leur valeur estimée, leur provenance, leur réception et leur remise au gagnant. Les lignes signalées aident à repérer les lots non reçus ou ceux qui restent à remettre.

Le suivi d’un loto devient plus fiable lorsque chaque vente est complétée avec son paiement et sa plage de numéros de cartons. Dans Ventes détails, renseignez le mode de paiement, le numéro de début, le numéro de fin et, si besoin, une observation. Le modèle calcule le nombre de cartons correspondant à cette plage et le compare au total de cartons remis sur la ligne correspondante dans Vente cartons. Si les deux valeurs ne concordent pas, le contrôle de plage indique une incohérence. La feuille Contrôle caisse reprend le fonds de caisse de départ et calcule les ventes attendues par moyen de paiement renseigné : espèces, carte bancaire, chèques, virements ou paiements en ligne. Le total attendu en espèces inclut le fonds de caisse de départ. Vérifiez donc que le mode de paiement est renseigné sur la ligne correspondante de Ventes détails.